Работа с больничными листами и пособиями в Контур.Экстерн: полное руководство по проактивным выплатам 2024-2025
Последнее изменение:
С переходом на проактивную схему выплат пособий работа с больничными листами и сведениями о застрахованных лицах кардинально изменилась 📋. Современная система требует от работодателей понимания новых процессов электронного документооборота с СФР через Контур.Экстерн, включая инициацию выплат, отправку больничных листов и управление сведениями о сотрудниках.
Проактивные выплаты представляют собой назначение и выплату пособий СФР в беззаявительном порядке, то есть без заявления застрахованного. Электронные листки размещаются в системе «Соцстрах», а далее СФР на их основании запрашивает нужную информацию для расчета пособий у работодателей. Если запрос недостающих сведений не поступил, страхователь должен запросить его самостоятельно.
Выберите раздел:
👉 Настройка проактивных выплат в Контур.Экстерн 🚀
👉 Работа с электронными больничными листами в Контуре 🏥
👉 Инициация выплаты пособий в Контур.Экстерн 💰
👉 Сведения о застрахованных лицах в Контур.Экстерн 👥
👉 Единовременное пособие при рождении ребенка в Контуре 👶
👉 Работа с реестрами в Контур.Экстерн 📊
👉 Техническая поддержка и контакты 📞
👉 Обработка входящих документов от СФР 📥
👉 Интеграция с 1С и выгрузка данных 🔄
👉 Особенности работы с проактивными выплатами 💡
👉 Выводы и рекомендации ✅
👉 Часто задаваемые вопросы (FAQ) ❓
Настройка проактивных выплат в Контур.Экстерн 🚀
Для полноценной работы с больничными листами и пособиями в Контур.Экстерн необходимо правильно настроить систему электронного документооборота СЭДО. Система «Социальный Электронный Документооборот» — это платформа, через которую СФР обменивается сообщениями и документами со страхователем при посредничестве операторов ЭДО.
Подключение к СЭДО
Первым шагом является подключение к системе СЭДО. В Контур.Экстерн необходимо поставить галочку в поле «Обмен документами через СЭДО». К СЭДО будет подключена только текущая организация, поэтому для настройки документооборота других организаций нужно переключаться между ними в шапке Экстерна.
При подключении к СЭДО начнут поступать не только документы по проактивным выплатам, но и требования СФР. Если при подписке был указан неправильный регистрационный номер, это можно исправить самостоятельно: укажите корректный регистрационный номер в поле «Регномер ФСС» и нажмите на ссылку для замены подписки.
Настройка получения документов
На главной странице Экстерна откройте «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки». В блоке «Входящие из ФСС» по умолчанию стоит галочка «Загружать входящие по проактивным выплатам при входе в Экстерн». Если вы хотите загружать документы по проактивным выплатам вручную, снимите эту галочку и сохраните изменения.
В Экстерне есть возможность автоматически получать входящие документы с сертификатом оператора ЭДО. Для загрузки входящих документов СФР не нужно будет при входе в сервис предъявлять сертификат для подписи. Чтобы подключить эту возможность, обратитесь в техническую поддержку.
Настройка уведомлений
Откройте «Реквизиты и настройки» → «Уведомления на почту и телефон». Укажите время, в которое вам можно отправлять сообщения, почту и номер телефона для получения уведомлений. В блоке «Требование» поставьте галочку напротив «Входящие по проактивным выплатам» и напротив «Получено требование из ФНС».
Работа с электронными больничными листами в Контуре 🏥
С 2022 года больничные листы оформляются только в электронном виде, а прямые выплаты пособий из ФСС действуют по всей России. Электронный листок нетрудоспособности подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лечащего врача и медицинского учреждения и имеет одинаковое правовое значение с бумажным больничным листом.
Загрузка больничного с портала ФСС
Для загрузки ЭЛН с портала ФСС выполните следующие действия. Зайдите в раздел ФСС – Пособия ФСС, нажмите на кнопку «загрузить электронный больничный». В открывшемся окне выберите «Загрузить с портала ФСС», заполните номер больничного листка и СНИЛС сотрудника, нажмите кнопку «Продолжить».
Выберите сертификат для подписи документа и нажмите кнопку «Загрузить электронный больничный». После этого нажмите на кнопку «Загрузить документы». Сервис загрузит электронный листок, если на портале ФСС у него статус «Закрыт».
После загрузки создается новый документ. Откройте его, нажав на название, и проверьте данные, которые заполнило медицинское учреждение на вкладках «Общая информация» и «Электронный лист нетрудоспособности». Перейдите на вкладку «Расчет пособия», чтобы заполнить данные о рассчитанном пособии.
Массовая отправка больничных
Больничные можно отправлять массово. Для этого на странице со списком документов нужно перейти в раздел «Реквизиты и настройки». Режим массовой отправки будет включен для организации в целом, то есть его действие распространится на всех пользователей.
Сначала сервис показывает документы за 4 последние дни, за которые они имеются. При необходимости нужно выбрать другую дату, а также включить фильтр «Без ошибок». Появится кнопка отправки, после нажатия которой система перекинет пользователя на окно выбора электронной подписи.
Отслеживание отправленных документов
В сервисе можно отслеживать историю передачи больничных листов в ФСС. Для этого нужно на списке документов кликнуть на строку того больничного, который ранее был отправлен. В следующем окне сервис отразит основную информацию по этому ЭЛН: статус документа, статус ЭЛН на портале Фонда, ссылку на протокол ошибок.
Инициация выплаты пособий в Контур.Экстерн 💰
Инициация выплаты пособия — это специальная форма, которая позволяет страхователю самостоятельно инициировать выплату или перерасчет пособия в случаях, когда автоматическая система дала сбой.
Когда требуется инициация выплаты
Отправить форму может потребоваться в следующих случаях: сотрудник сообщил работодателю о страховом случае, но из СФР так и не поступили документы для начисления пособия, например, из-за сбоя. Также форма нужна для инициации выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет и для инициации перерасчета пособия.
Создание и отправка формы инициации
В разделе «СФР» нажмите «Создать» → «Отчет». С помощью поиска найдите форму «Инициация выплаты пособия». Откроется форма для заполнения, где необходимо выбрать, что нужно инициировать: выплату или перерасчет.
Если речь о выплате, далее выберите тип пособия. Поля для заполнения зависят от выбора типа пособия. Обязательные для заполнения поля выделены красным цветом. Заполните вручную или выберите сотрудника из Справочника сотрудников.
Если нужен перерасчет, укажите номер реестра и проверьте категорию застрахованного. Когда заполните сведения, проверьте их. Если сервис не найдет ошибок, станет доступна кнопка «Перейти к отправке».
Загрузка готовой формы
Для загрузки файлов в разделе «СФР» нужно нажать «Загрузить» → «Проактивные выплаты». После этого выберите один или несколько файлов в формате XML, нажмите «Открыть». Загруженные файлы появятся в списке черновиков в разделе «СФР» → «Проактивные выплаты» → «В работе».
Чтобы отправить документ, откройте его, проверьте данные, нажмите «Проверить». Если сервис не найдет ошибок, станет доступна кнопка «Перейти к отправке».
Ответ СФР на инициацию
В ответ на инициацию выплаты СФР направляет страхователю Запрос недостающих сведений. Если вы не знаете идентификатор реестра, не заполняйте его, оставьте поле пустым.
Сведения о застрахованных лицах в Контур.Экстерн 👥
Форму «Сведения о застрахованном лице» утвердил приказ от 08.04.2022 № 119. Она содержит персональную информацию по сотруднику, банковские реквизиты карт для зачисления сумм пособий, адрес для почтового перевода и контакты.
Состав отчета
Отчет состоит из семи блоков: ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН; информация о документе, удостоверяющем личность; данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ; прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия; информация об адресе регистрации; информация о фактическом месте проживания; сведения о способе выплаты пособия.
Создание и отправка сведений
Создайте черновик отчета в разделе СФР, нажав «Создать» → «Отчет». С помощью поиска найдите «Сведения о застрахованном». Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Электронный отчет перед отправкой подписывают сертификатом сотрудника организации. Если страхователь хочет получать входящие документы от Фонда (запросы недостающих сведений, уведомления об изменении ЭЛН и т.д.), то должен отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде через СЭДО.
Массовая отправка сведений
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 для групповой отправки сведений о застрахованных лицах в ФСС в меню формы необходимо установить отбор «показывать к отправке». После этого установить курсор на любого сотрудника в списке и выделить всех комбинацией клавиш Ctrl + A. При нажатии на кнопку «Отправить» в окне появится общий список сведений о застрахованных лицах.
Способы получения пособий
Способ получения пособия можно указать в ответе на запрос при наступлении страхового случая или заново отправить сведения о застрахованном лице с дозаполненной информацией о способе получения. Количество отправок сведений не ограничено, информация в базе ФСС каждый раз перезаписывается.
Если заполняете сведения в системе Контур.Экстерн, то при заполнении способа получения пособия в строке «Куда переводить пособие» выберите из справочника нужный вариант. Для почтового перевода кликните на ссылку «Заполнить» и введите почтовый адрес.
Единовременное пособие при рождении ребенка в Контуре 👶
Единовременное пособие при рождении ребенка предоставляется лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Основанием для назначения и выплаты единовременного пособия является наступление документально подтвержденного страхового случая.
Порядок оформления в переходный период
В переходный период для единовременного пособия при рождении сотрудник приносит документы, подтверждающие рождение ребенка. В Контур.Зарплате формируете реестр ПВСО для единовременного пособия, передаете реестр ПВСО в Контур.Экстерн и отправляете реестр ПВСО в ФСС из Контур.Экстерна.
Создание в 1С ЗУП 3.1
Для отправки сведений в ФСС на выплату единовременного пособия при рождении ребенка сначала необходимо отправить «Исходящее сообщение о страховом случае в ФСС». Перейдите в раздел Кадры – Пособия – Исходящие сообщения о страховых случаях ФСС и нажмите «Создать».
В документе необходимо заполнить поля «Организация», «Сотрудник». Вид пособия выбираем «Единовременное пособие при рождении ребенка». В поле «Ребенок» раскрываем список, нажимаем «Создать» и заполняем все реквизиты.
После отправки исходящего сообщения в 1С должен прийти «Входящий запрос ФСС для расчета пособия» с видом пособия «Единовременное пособие при рождении ребенка». После получения входящего запроса от ФСС необходимо сформировать ответ на запрос.
Статус родителей и выплата пособия
При предоставлении единовременного пособия следует принимать во внимание статус родителей на дату рождения ребенка. Если на дату рождения ребенка родители не работают, при этом на дату обращения за данным пособием один из родителей является работающим, оплата пособия будет осуществляться за счет средств федерального бюджета.
Если на дату рождения ребенка один из родителей работает, при этом на дату обращения за единовременным пособием оба родителя не работают, единовременное пособие при рождении ребенка выплачивается по месту работы родителя.
Работа с реестрами в Контур.Экстерн 📊
Реестры сведений для выплаты пособий содержат подробную информацию о получателе, работодателе и расчетах пособий. Данные для создания пособия разделены на разделы, и сервис сам определит количество разделов в зависимости от типа пособия.
Структура реестра
Основные разделы реестра включают: общую информацию, заявителя, сведения о получателе пособия, сведения о работодателе, способ выплаты пособия. Для больничных дополнительно включаются разделы с информацией о листе нетрудоспособности, расчете пособия и дополнительных документах.
В разделе расчета пособия указываются: признак информации, извещение ФСС, дата предоставления документов страхователю, районный коэффициент, размер ставки, число календарных дней в расчетном периоде, страховой стаж и другие параметры.
Отправка реестров ПВСО
Важно помнить, что отправлять в Контур.Экстерн реестр ПВСО необходимо через режим «Пособия», а не через режим «Проактивные выплаты». При попытке загрузить файл реестра ПВСО в проактивных выплатах ошибки не будет, файл загрузится, но дальнейшая его отправка будет невозможна.
Для отправки реестра ПВСО выполните следующие шаги: сформируйте реестр пособий по временной нетрудоспособности и выгрузите в файл. В Контур.Экстерн перейдите в раздел ФСС и выберите «Пособия и ЭЛН». Загрузите реестр из файла и отправьте загруженный реестр в ФСС.
Техническая поддержка и контакты 📞
Контур.Экстерн предоставляет круглосуточную техническую поддержку для решения любых вопросов, возникающих в процессе работы с системой. Служба техподдержки работает 24 часа в сутки, 365 дней в году.
Способы связи с поддержкой
Клиенты могут обратиться в техподдержку Контур.Экстерн по единому многоканальному телефону ☎️8 (495) 545-46-45 либо написать письмо на электронную почту help@k-e.ru. На сайте также есть центр поддержки, объединяющий все способы связи в одном месте.
Доступные варианты связи включают: чат с техподдержкой, чаты в Telegram и WhatsApp, отправку писем или поддержку по телефону. Пользователи могут оставить свой номер телефона на сайте, и в течение 15 минут с ними свяжутся технические специалисты.
Официальные сайты и ресурсы
Официальный сайт Контур.Экстерн: https://kontur-extern.ru
Официальный сайт ФСС: https://fss.ru
Официальный сайт ФСС Москвы: https://r77.fss.ru
Официальный сайт ФСС Московской области: https://r50.fss.ru
Техподдержка ФСС по Московской области: ☎️8 (499) 369-55-64
Личный кабинет и дополнительные возможности
В личном кабинете Контур.Экстерн можно настроить дополнительные способы входа, привязать сертификаты и проверить срок действия лицензии. В разделе «Безопасность» можно добавить дополнительные способы входа, указав номер телефона для входа через уведомления или код из СМС.
В разделе «Личные данные» можно привязать сертификат к учетной записи, выбрав пункт «Сертификаты для входа». В разделе «Сервисы» можно проверить срок действия лицензии Контур.Экстерн.
Обработка входящих документов от СФР 📥
После подключения к СЭДО входящие документы от СФР будут поступать в раздел СФР → «Проактивные выплаты» → «Входящие». Документы можно сортировать по виду, например, оставить на экране только извещения или только запросы недостающих сведений.
Типы входящих документов
От СФР могут поступать документы информативного характера и запросы недостающих сведений. У входящих документов в графе «Ответ» указана дата, до которой нужно ответить фонду на извещение либо на запрос, а также статус ответа.
Если сегодня крайний срок, он будет помечен оранжевым кружочком, а если срок истек — выделен красным. Рекомендуется проверять входящие документы каждый рабочий день.
Ответы на извещения
ФСС не выплатит пособие, если ответить на извещение не в таком же формате, в каком изначальные сведения страхователь направил. Если сведения были направлены в виде ответа на запрос через раздел «Проактивные выплаты», то и ответ на извещение должен быть направлен в виде корректировки ранее направленного ответа на запрос.
Определить, что извещение пришло на сведения, направленные в проактивном виде, можно по идентификатору — он будет начинаться на «P». Если изначально сведения для назначения пособия были направлены в виде реестра, то и ответ на извещение должен быть направлен тоже в виде реестра.
Интеграция с 1С и выгрузка данных 🔄
Для пользователей 1С существует специальный модуль интеграции с Контур.Экстерн, который позволяет отправлять отчетность прямо из учетной системы. Модуль предоставляет возможности отправки отчетности в налоговую, Социальный Фонд, Росстат, отслеживания каждого этапа отчетности и управления перечнем отчетов.
Особенности выгрузки больничных
При выгрузке электронного больничного из СБИС или Контур и загрузке ЭЛН в 1С ЗУП иногда возникает ошибка: «Файл не соответствует спецификации: не заполнено поле "LN_HASH"». По правилам загрузки больничного из контура в 1С ЗУП это поле не заполняется, но оно обязательно.
Разработчики 1С рекомендуют для корректной загрузки ЭЛН выгружать файл из кабинета страхователя или напрямую от СФР (в 1С — «Выгрузка из ФСС»), а не файлы из реестров Контура или СБИС.
Автоматизация процессов
Модуль позволяет автоматизировать многие процессы работы с отчетностью: массовую отправку документов, получение входящих уведомлений о требованиях СФР, отправку ответных писем в налоговую на требования. Также поддерживается совместная работа с системой «1С:Документооборот».
Особенности работы с проактивными выплатами 💡
Проактивная схема кардинально изменила подходы к работе с пособиями. Теперь работодателям нужно заранее отправлять сведения в фонд, чтобы при наступлении страхового случая фонд мог использовать их для расчета и выплаты пособий.
Предварительная отправка сведений
Лучше заранее отправить сведения в фонд до наступления страхового случая. Есть два способа: на основе справочника сотрудников или из файла Excel. Способ получения пособия не обязателен для заполнения — если у нового сотрудника банковская карта в процессе выпуска и нет возможности указать ее данные, отправьте сведения без этих данных.
Корректировка сведений
Способ корректировки сведений зависит от того, была ли уже произведена выплата по данному страховому случаю или нет. Если пособие еще не выплачено, отправьте корректировку сведений. Если пособие уже выплачено, инициируйте перерасчет пособия.
Отказ от получения пособия
Если сотрудник не хочет получать пособие, ответьте на запрос недостающих сведений, выбрав в поле «Начислить пособие» вариант «Нет, отказ от получения пособия» и заполните причину отказа. Например, если сотрудник во время болезни продолжал работать удаленно, но в ЛПУ по ошибке сказал, что ему нужен больничный лист.
Выводы и рекомендации ✅
Работа с больничными листами и пособиями в Контур.Экстерн требует системного подхода и понимания всех этапов проактивной схемы выплат. Ключевыми моментами являются правильная настройка СЭДО, своевременная отправка сведений о застрахованных лицах и грамотная обработка входящих документов от СФР.
Основные рекомендации:
- Обязательно подключите СЭДО для получения документов от СФР в автоматическом режиме
- Заранее отправляйте сведения о застрахованных лицах для всех сотрудников организации
- Регулярно проверяйте входящие документы и отвечайте на них в установленные сроки
- Используйте инициацию выплаты пособий при сбоях в системе
- Ведите четкий учет всех отправленных документов и полученных ответов
Преимущества использования Контур.Экстерн:
- Автоматизация документооборота с СФР
- Круглосуточная техническая поддержка
- Интеграция с популярными учетными системами
- Возможность массовой обработки документов
- Надежная система уведомлений о важных событиях
Правильно настроенная система позволяет минимизировать ошибки и обеспечить бесперебойную работу с пособиями и больничными листами в рамках проактивной схемы выплат СФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) ❓
В каких случаях нужно отправлять инициацию выплаты пособия?
Отправить форму может потребоваться в следующих случаях: сотрудник сообщил работодателю о страховом случае, но из СФР так и не поступили документы для начисления пособия, например, из-за сбоя; для инициации выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет; для инициации перерасчета пособия.
Что ждать в ответ на инициацию выплаты пособия?
В ответ на инициацию выплаты СФР направляет страхователю Запрос недостающих сведений.
Как понять, что инициацию выплаты приняли?
После отправки инициации выплаты в течение нескольких дней должен поступить запрос недостающих сведений от СФР. Это означает, что инициация была принята и обработана.
Что делать, если не знаю идентификатор реестра при направлении инициации выплаты?
Если вы не знаете идентификатор реестра, не заполняйте его, оставьте поле пустым.
Как загрузить электронный больничный с портала ФСС?
Зайдите в раздел ФСС – Пособия ФСС, нажмите кнопку «загрузить электронный больничный». В открывшемся окне выберите «Загрузить с портала ФСС», заполните номер больничного листка и СНИЛС сотрудника.
Можно ли отправлять больничные массово в Контур.Экстерн?
Да, больничные можно отправлять массово. Для этого нужно включить режим массовой отправки в настройках, который будет действовать для всей организации.
Какие блоки включает отчет «Сведения о застрахованном лице»?
Отчет состоит из семи блоков: ФИО и основные данные, документ личности, документы о проживании в РФ, льготы, адрес регистрации, фактическое место проживания, способ выплаты пособия.
Обязательно ли заполнять все блоки в сведениях о застрахованном лице?
Для отправки в электронном виде обязательно нужно заполнить первые два блока. Остальные блоки заполняются по необходимости.
Как настроить автоматическое получение документов от СФР?
Поставьте галочку «Загружать входящие по проактивным выплатам при входе в Экстерн» в дополнительных настройках или подключите получение с сертификатом оператора ЭДО.
В каком формате нужно отвечать на извещения от СФР?
Ответ на извещение должен быть в том же формате, в каком изначально отправлялись сведения. Если через проактивные выплаты — то корректировкой ответа на запрос, если реестром — то реестром.
Что делать, если сотрудник не хочет получать пособие?
Ответьте на запрос недостающих сведений, выбрав «Нет, отказ от получения пособия» и заполните причину отказа.
Можно ли исправить неправильный регистрационный номер ФСС при подключении к СЭДО?
Да, укажите корректный регистрационный номер в поле «Регномер ФСС» и нажмите на ссылку для замены подписки.
Как долго рассматривается заявление на единовременное пособие при рождении ребенка?
Для работающих родителей пособие выплачивается в течение 10 рабочих дней. Для неработающих — до 35 рабочих дней с учетом рассмотрения и возможных дополнительных запросов.
В какие сроки нужно отвечать на входящие документы от СФР?
Подтвердите получение извещения в течение 3 рабочих дней, затем ответьте на извещение в течение 5 рабочих дней.
Можно ли отправлять реестры ПВСО через проактивные выплаты?
Нет, реестры ПВСО нужно отправлять через режим «Пособия», а не «Проактивные выплаты». При попытке загрузить в проактивных выплатах файл загрузится, но отправить его будет невозможно.
Как работает массовая отправка сведений о застрахованных лицах в 1С ЗУП?
Установите отбор «показывать к отправке», выделите всех сотрудников комбинацией Ctrl + A, нажмите «Отправить» для получения общего списка сведений.
Что делать при ошибке LN_HASH при загрузке больничного из Контура в 1С?
Разработчики 1С рекомендуют выгружать файл из кабинета страхователя или напрямую от СФР, а не из реестров Контура или СБИС.
Как связаться с техподдержкой Контур.Экстерн?
Обратитесь по телефону ☎️8 (495) 545-46-45, напишите на help@k-e.ru или используйте чат, Telegram, WhatsApp через центр поддержки на сайте.
Когда нужно отправлять сведения о застрахованных лицах?
Лучше отправлять сведения заранее, до наступления страхового случая. У работодателя есть только 3 рабочих дня для передачи сведений после получения уведомления о страховом случае.
Можно ли корректировать сведения о застрахованных лицах?
Да, количество отправок сведений не ограничено. Информация в базе ФСС каждый раз перезаписывается при отправке новых сведений.